Este obligatorie ștampila firmei?

Răspuns scurt: nu. Din 2015, nicio lege nu mai cere firmelor, PFA-urilor sau persoanelor fizice să aplice ștampila pe documente. Există totuși o singură excepție precisă, introdusă în 2023, plus obiceiuri care au supraviețuit legii. Vedeți mai jos ce spun exact textele și unde se mai cere amprenta în practică.

Ce spune legea din 2015

Temeiul este Ordonanța Guvernului nr. 17/2015, art. V alin. (1), în vigoare de la 23 iulie 2015: „Persoanele fizice, persoanele juridice de drept privat, precum și entitățile fără personalitate juridică nu au obligația de a aplica ștampila pe declarații, cereri sau orice alte documente depuse la instituțiile sau autoritățile publice, precum și pe cele emise sau întocmite în relația dintre acestea.” Prevederea a fost extinsă prin OUG nr. 47/2017 (care a inclus și contractele cu instituțiile publice, cu sancțiuni disciplinare pentru funcționarii care mai cer ștampila) și confirmată prin Legea nr. 169/2019.

Facturile nu au nevoie de ștampilă

Pe latura fiscală, Codul fiscal (Legea 227/2015), art. 319 alin. (29) este explicit: „semnarea și ștampilarea facturilor nu constituie elemente obligatorii pe care trebuie să le conțină factura.” O factură fără ștampilă este la fel de valabilă ca una ștampilată; detalii pe această temă în pagina ștampila pe factură.

Excepția: adeverințele pentru pensie

Există o singură excepție clară, și trebuie citată precis: OUG nr. 70/2023 a reintrodus obligația semnăturii olografe și a ștampilei pe adeverințele emise de angajatori sau de deținătorii de arhive, folosite pentru stabilirea sau recalcularea drepturilor de pensie. Este o excepție restrânsă la acest tip exact de document; nu se extinde la facturi, contracte sau oferte.

Unde o mai cer în practică

• Bănci. Formularele de deschidere de cont și de dispoziții de plată cer amprenta din procedura internă a băncii, nu dintr-o lege.
• Foile de deplasare. Metodologia Ministerului Finanțelor pentru decontul de deplasare încă presupune, în practică, ștampila unității.
• Rubrica „L.S.” (locul sigiliului), tipărită pe multe formulare vechi și pe contracte-cadru: rubrica a rămas, chiar dacă legea care o impunea nu mai este în vigoare.
• Instituții și parteneri. Unele instituții și firme partenere cer în continuare „semnat și ștampilat” din obicei, nu din obligație legală.

Concluzie onestă

Ștampila firmei nu este obligatorie din 2015, cu excepția precisă a adeverințelor pentru pensie de mai sus. Rămâne însă utilă: identifică rapid firma pe hârtie și în PDF, și evită discuții cu partenerii obișnuiți cu rubrica „L.S.”. Ce să conțină amprenta, pe forme juridice, găsiți în articolul Ce trebuie să conțină ștampila.

Întrebări frecvente

Articolul are caracter informativ și nu constituie consultanță juridică. Pentru situații concrete, consultați un specialist.