Ștampilă digitală, ștampilă electronică și sigiliul electronic

Trei expresii care se aud aproape la fel, dar înseamnă lucruri diferite: ștampila digitală a unui dispozitiv Trodat sau Reiner, ștampila electronică a Adobe Acrobat și sigiliul electronic din Regulamentul eIDAS. Dacă tot ce vă interesează este imaginea amprentei firmei pentru un PDF sau un Word, este important să nu plătiți din greșeală pentru altceva. Le explicăm pe rând.

De ce se confundă cele trei

Confuzia vine din limbaj: cuvântul „ștampilă” se folosește la fel de firesc pentru obiectul de cauciuc, pentru un dispozitiv electronic de numerotare (COLOP e-mark, Reiner) și, tradus liber, pentru conceptul juridic european de sigiliu electronic. Cine caută amprenta firmei și scrie „ștampilă digitală” ajunge la magazine cu dispozitive electronice; cine caută „sigiliu electronic” ajunge la furnizori de servicii de încredere. Nici unul dintre căutători nu are neapărat nevoie de ce a găsit.

1. Sigiliul electronic: certificatul unei organizații

Sigiliul electronic este noțiunea din Regulamentul (UE) nr. 910/2014 (eIDAS), transpusă în legislația română prin Legea nr. 214/2024 (care a înlocuit Legea 455/2001). Nu este o imagine, ci un certificat criptografic atribuit unei persoane juridice, care dovedește originea și integritatea unui document electronic. Sigiliul electronic calificat este emis de un prestator de servicii de încredere calificat, precum certSIGN, DigiSign sau alfasign. Este destinat de obicei unor organizații sau instituții care emit electronic, în masă, documente ce trebuie să aibă o origine verificabilă tehnic.

2. Ștampila digitală: un dispozitiv sau o funcție de program

„Ștampila digitală” și „ștampila electronică” sunt, în piața românească, cuvinte de dispozitiv: aparate precum COLOP e-mark sau Reiner, care numerotează și datează automat, sau funcția „ștampilă dinamică” din Adobe Acrobat. Nu au un sens juridic și nu se confundă cu sigiliul electronic de mai sus.

3. Amprenta ștampilei: ceea ce facem noi

Amprenta ștampilei este echivalentul vizual al ștampilei de cauciuc: denumire, sediu, CUI, eventual logo, într-un singur fișier PNG cu fundal transparent, SVG, PDF sau DOCX. O inserați într-un contract, o ofertă, PDF-ul unei facturi sau rubrica „L.S.” a unui formular de retrimis. Este o practică folosită de multă vreme în România.

Să spunem clar și ce nu este: imaginea nu conferă documentului niciun efect juridic suplimentar, nu înlocuiește semnătura și nu este sigiliu electronic în sensul Regulamentului (UE) nr. 910/2014 și al Legii nr. 214/2024. Nu este nici o ștampilă oficială. Oricine promite altceva vinde o iluzie.

Diferențele, într-un tabel

De care aveți nevoie

• Vreți ca pe oferte, contracte și formulare să apară amprenta firmei: aveți nevoie de imaginea amprentei. Restul este mai mult decât aveți nevoie și costă mai mult.
• Organizația dumneavoastră emite electronic, în masă, documente a căror origine trebuie dovedită tehnic: aveți nevoie de sigiliu electronic, de la un prestator calificat.
• Aveți nevoie și de o imagine a semnăturii alături de ștampilă: vedeți Ștampilă cu semnătură și limitele explicate în Ștampila cu semnătură: ce valoare are.

Pe scurt

digiȘtampilă.ro face un singur lucru: compune imaginea amprentei ștampilei dumneavoastră, în câteva minute, în PNG, SVG, PDF și DOCX. Dacă aveți nevoie de un serviciu de încredere, alegeți un prestator calificat. Dacă aveți nevoie de o amprentă lizibilă pentru documentele curente, sunteți în locul potrivit: începeți cu Ce trebuie să conțină ștampila, și rețineți că amprenta nu este obligatorie.

Articolul are caracter informativ și nu constituie consultanță juridică. Pentru situații concrete, consultați un specialist.